操作ガイド

最初に、使い方の流れをスライドで紹介する

はじめて起動すると、Atriumでできることと使い方の流れを紹介するスライドが出ます。読み終えたら「初期設定へ進む」を押します。あとで見直したいときは、メニューの「ヘルプ」→「チュートリアルをもう一度見る」で何度でも開けます。

1台目のパソコンでは「新しく事務所の設定をする」を選ぶ

事務所ではじめてAtriumを入れるパソコンでは「新しく事務所の設定をする」を選び、事務所名・使う人・共有フォルダの3つを登録します。すでに別のパソコンで設定を済ませている場合は、下の「2台目以降のパソコン」に進んでください。

事務所名を入れる

ここで入れた名前は、ログイン画面や、印刷する勤務表・レポートの見出しに出ます。あとから「事務所の設定」で変えられます。

使う人を登録する（名前はあとから変えられない）

姓・名・役割（弁護士・パラリーガル・事務員）を1人ずつ入れます。「＋人を追加」で行が増えます。

「管理者」に印を付けた人は、全員の勤務状況や売上を見られ、事務所の設定を変えられます。少なくとも1人は必要です。「勤怠」に印を付けた人が、勤怠管理で出勤・退勤を記録する対象になります。

名前は記録とひも付けて保存するため、登録したあとは変えられません。正しい表記で入れてください。

共有フォルダを選び、利益相反の台帳を作る

Dropbox・OneDrive・Googleドライブなど、事務所の全員のパソコンで同期されているフォルダの中に「Atriumデータ」のようなフォルダを作り、それを選びます。パソコン1台だけで使うなら、そのパソコンの中のフォルダでもかまいません。

続けて、利益相反の台帳（Excel）を決めます。「このフォルダに新しい台帳を作る」を選ぶと「利益相反台帳.xlsx」を作ります。これまで台帳に使っていたExcelがあれば、「今あるExcelファイルを選ぶ」で指定できます。最後に「設定を終える」を押します。

共有フォルダはあとで選ぶこともできますが、選ぶまでのデータはそのパソコンの中だけに保存され、ほかの人には届きません。

ログインは、名前を選んで4桁のパスコード

ログイン画面で自分の名前を押し、4桁のパスコードを入れます。はじめてのときは、ここでパスコードを決めます。名前の下には役割が表示されます。

パスコードはパソコンごと。忘れたら設定し直せる

パスコードは、パソコンごとに保存します。忘れたときは、パスコードの画面の「パスコードを忘れたとき」を押すと、そのパソコンに保存したパスコードを消して、新しく決め直せます。

ホーム画面で、3つのツールと接続の状態を確かめる

ログインするとホーム画面が開きます。上の「共通接続」に、利益相反の台帳（Excelファイル）、共有フォルダ、勤怠管理フォルダの3つが「接続中」と出ていれば準備は終わりです。つなぎ先を替えるときは、その行の「変更」を押します。

下の3枚のカードから、利益相反チェック・案件管理・勤怠管理を開きます。ツールを開いたあとは、画面の左上のボタンで行き来できます。

はじめて開いた画面では、吹き出しが操作する場所を案内する

ホーム画面と各ツールをはじめて開くと、画面の一部が明るく示され、吹き出しで使い方を案内します。「次へ」で進み、「スキップ」で閉じられます。案内は人ごとに1回だけ出ます。

メンバーの追加や事務所名の変更は「事務所の設定」から（管理者）

管理者には、ホーム画面の右上に「事務所の設定」が表示されます。事務所名を直したり、人を追加したり、管理者・勤怠の印を付け替えたりできます。登録済みの人の名前は変えられません。

保存した内容は共有フォルダに書き込まれ、ほかのパソコンにも反映されます。

名前を入れて照合し、一致した案件を確かめる

「利益相反チェック」タブで、依頼者・相手方などの名前（必要なら住所・電話番号も）を入れ、「利益相反チェック実行」を押します。台帳に登録された案件と照合し、一致した人物と一致度（％）を表示します。

ひらがな・カタカナの違いや空白、法人格の有無などは照合の前にそろえるので、たとえば「さんぷる商事」で「株式会社サンプル商事」が見つかります。「関連当事者（代表者・親会社・子会社等）も自動的に展開してチェックする」に印を付けると、登録した関連当事者も照合の対象になります。

結果の下には、システムでは判定できない項目（職務基本規程のセルフチェック）が出ます。最終的な判断は、必ずご自身で行ってください。

受任した案件は「案件登録」で台帳に加える

案件名・案件種別・相談日・ステータスと、依頼者・相手方の氏名と読み仮名を入れて登録します。住所・連絡先や関連当事者は、それぞれの「入力」「追加」を開いて入れます。登録した案件は台帳のExcelに書き込まれ、次からの照合の対象になります。

登録した案件は「案件一覧」で探して直す

上に全案件数と、進行中・完了・終了の件数が出ます。案件名・依頼者名・相手方名で絞り込み、各行の「詳細」「編集」から内容を確かめたり直したりできます。

受任を避けたい相手は「ブラックリスト」に登録する

事務所として受任を避けるべき人物・法人を登録しておくと、利益相反チェックで一致したときに大きな警告が出ます。「＋新規登録」から登録します。

チェックの記録は「監査ログ」に自動で残る

利益相反チェックを実行するたびに、日時・実施者・検索条件・結果が自動で記録されます。CSV出力と印刷ができるので、チェックをした証跡として保管できます。監査ログは、チェックをしたパソコンの中に保存されます（最大5,000件）。

「案件一覧」は検索から。全件は「すべての案件を表示」

案件一覧は、はじめは検索窓だけが出ます。案件名・依頼者・番号で探すか、「すべての案件を表示」で一覧にします。表示はカードとテーブルを切り替えられます。どの画面からでも、上の「検索」（Ctrl＋K）で案件を探せます。

「＋新規案件」で案件を作る（依頼者名が頭に付く）

案件名と依頼者は必須です。保存すると、案件名の頭に依頼者名が付きます（例：山田太郎　（貸金返還請求事件））。

担当パラリーガルを選べるほか、「アクセス可能メンバー」で、この案件を見られる人を絞れます。印を外した人には、一覧・検索・詳細のどこにもこの案件が出ません。

案件の詳細に、依頼・報酬・期日・記録をまとめる

案件を開くと、案件情報と直近の動きが並びます。その下の「作業依頼」「報酬・入金状況」「期日・予定」「タイムチャージ」「経過記録・メモ」「タイムライン」に、案件ごとの情報をまとめていきます。右上の「編集」で案件情報を直せます。

期日や予定は「カレンダー」で全員分を見る

月・週・日の表示を切り替えられ、メンバーや種類で絞り込めます。「空き時間を確認」「ICS取り込み」「週間印刷」もここから使えます。

自分のやることは「ToDo」に入れる

やることを入れ、重要度と期限を選んで「追加」を押します。「未完了」「完了済」で絞り込めます。

バックアップや権限は「設定」で

「設定」タブでは、文字サイズやテーマなどの個人の設定と、共有フォルダ・バックアップ・ゴミ箱・利用者管理（役割と権限）・タイムチャージの時間単価・操作履歴といった事務所の設定を扱います。「売上」タブは管理者に表示されます。

「今日」で出勤・退勤を記録する

「出勤」「退勤」を押して記録します。押し忘れても、勤務形態どおりの時刻（例：08:30〜16:30）で記録されます。時刻が違ったときは「時刻を直す」、昼休憩が取れなかった日は「取れなかった」、時間単位で休むときは「時間有給」を使います。

下の「ここまで」に、今月の出勤日数・総労働時間・時間外・有給の取得と残りが出ます。行を押すと、その日の記録を開けます。

「勤務表」で1か月分を確かめて直す

月を切り替えながら、日ごとの勤務時間・時間外・休日区分・時間有給を確かめ、直せます。その月に使う勤務形態（A・B・C）も、ここで切り替えます。

「集計・出力」で勤務表を印刷し、CSVに書き出す

出勤日数・総労働時間・時間外（法定内・法定外）・休日労働・有給を月ごとに集計します。勤務表はA4縦で印刷でき、印刷画面で「PDFに保存」も選べます。勤務表のCSVも出せます。管理者は、全員の月次集計をまとめたCSVも出せます。

管理者は、全員の今日の勤務状況を見る

管理者の「今日」には、勤怠の対象者全員の勤務形態・本日の始業と終業・状況・今月の集計・有給残・退勤もれが並びます。右の「勤務表」で、その人の勤務表と集計を開けます。管理者は閲覧だけで、記録の入力や修正はご本人が行います。

有給の残日数と勤務形態は「設定」で登録する

有給休暇は、人ごとに基準日・その日時点の残り（日と時間）・付与日を入れておくと、以後に取得した分が自動で差し引かれます。時間単位の有給は1年で5日分（35時間）までで、付与日を入れておくと上限を超える入力に注意が出ます。

勤務形態は、はじめにA（早番）・B（中番）・C（遅番）の3つがあり、名前・時刻・昼休憩を変えたり、追加したりできます。

Atriumを使いはじめた日より前の日は、勤務形態による自動の記録をしません。月の途中から使いはじめても、前の日が出勤扱いになることはありません。